综合办公室工作程序

2017-12-10 11:59:26   作者:医院综合办   来源:南宁市五象医院

一、会议与会议纪要的管理
(一)会议类型:由综合办公室组织的会议
1.院务会(定期召开),紧要情况随时召开。
2.全院职工大会(不定期召开),紧急情况,随时召开。
3.职能科室,临床科室协调会(不定期)。
(二)组织会议的程序
1.会议前
(1)由综合办公室组织的会议,由综合办公室提前二天收集会议的议题,并交给会议主持人。
(2)由综合办公室或相关科室提前一天通知会议出席者开会地点、时间,并把因故缺席者报综合办。
2.会议中
(1)由主持人按会议前制定的会议议程控制会议时间。
(2)有指定的会议记录员记录会议纪要。
(3)记录员提前一天了解会议情况及会议召开内容,以便做好详细记录。
(4)会议纪要的内容:会议名称、时间、地点、主持人、出席人
(5)会议记录的要求:主讲人原话照录,力求准确、完整,主要发言人选取主要内容记入。
3.会议后
(1)记录员整理会议记录。
(2)综合办跟踪会议决议的任务以及执行情况。
(3)立卷、归档。
二、文件的管理
(一)上级来文
1.传阅:由综合办接收、阅读后,将文件摘要写于“文件处理”上在各领导或各科室间传阅,传阅完毕由综合办立卷、归档。
2.办理:需要办理的上级来文,综合办保留原件,职能科室保留复印件,职能科室办理完毕之后,将办理书面结果交综合办。
3.上报:综合办报经主管院领导审核、批准之后报上级来文部门。
4.存档:综合办将办理结果存档。
(二)院内发文(医院的红头文件)
1.由职能科室拟稿向全院发出的文件。
业务或职能科室拟稿→综合办审稿→正职领导签发→形成文件(初稿)→职能科室校对→正式文件下发各科室→贯彻执行→综合办存档
2.由院领导直接交办并由综合办拟稿的文件:
综合办拟稿→相关副职院领导会签→正职院领导签发→正式文件下发各科室→贯彻执行→综合办存档
三、协调的管理
综合办的协调功能主要是各科室之间的协调。
1. 科室之间如果有问题需要协调,首先科室之间互相协商解决,并在1个工作日内提出具体意见。
2. 如果科室之间协商失败,将各科室的书面意见交综合办,由综合办与双方协商解决问题。
3. 如果经综合办协商不能解决,则将科室、综合办的意见一并交院务会解决。
4. 院务会的决议,交综合办后,下发给要求协调科室。
协调程序流程图:

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四、办公室一般程序
办公室一般程序的设立是为了保证办公室其他工作程序顺利实施。是每个综合办公室工作人员都必须遵守的规则。
1. 最基本程序
(1) 最后一个离开办公室的工作人员必须将灯、打印机、电脑、电源关上。
(2) 请假和休假,按人事科有关制度实施。
(3) 上班时间和位置:
综合办的工作时间为:
周一至周五  上午8:00时至12:00时   
下午2:30时至5:30时(冬季作息)
下午3:00时至6:00时(夏季作息)
由于综合办工作的特殊性,每天下午下班时,必须有一位工作人员留守至所有院领导离开办公室。
综合办的位置:位于门诊楼五楼楼
综合办电话:4808403(外线)、 8403(内线)
综合办传真:4808403

2. 综合办新员工培训
为了让综合办新工作人员了解医院和综合办的职能所有综合办新工作人员必须参加:
(1) 医院新员工岗前培训——由人事科组织
(2) 综合办新员工岗前培训——在开始工作的两个星期之内与综合办工作人员交谈,并熟悉各人的工作范围和职责。
3.办公室电话程序
(1) 接电话,在电话响铃3声之内接起电话并讲“您好,五象医院综合办公室”;
如果是其他同事的电话“请稍候”转给其他同事;
如果同事不在“请留下口信或您的电话号码”;
如果是找院领导“请问是哪位/哪里找他”,“请稍候,我看他在不在。”请示院领导之后再转接电话。
(2) 长途电话
长途电话用IP电话的形式拨打,可节省长话费约1/3,方法是在原号码之前加拨“966966”。非综合办工作人员打长途电话必须征得综合办主任同意,并进行登记。
5. 院领导接待日的预约
目的:预约的目的是为了使院领导能有效的安排时间,并帮助各位员工和来宾,在预订的时间内能解决所需解决的问题。
程序:
(1) 要求预约的员工或来宾先打电话与预约,讲明是什么事情需要预约,需要多少时间,由综合办主任根据院领导的工作时间表安排时间。(每月第二周星期二下午为院长接见日)
(2) 预约员工严格按照预约的时间到综合办,并准备好所需的资料和议题。
(3) 院外单位要求见院领导,也需与综合办主任预约。
6. 来访接待
根据来访者的不同,安排不同的领导和职能科室接待。
(1) 上级单位来访:由主管院领导、相关科室联合接待。
(2) 兄弟医疗单位参观者,由综合办通知医务科或护理部接待。
(3) 兄弟单位领导,根据级别分别由院领导或医务科接待。
(4) 外宾:由院领导,综合办和相关职能或业务科室联合接待。
接待程序:
(1) 安排接待地点;
(2) 安排茶水;
(3) 安排工作餐(如果有需要);
(4) 安排交通(如果有需要)



                                

责任编辑:南宁市五象医院

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